Doradca I Mentor

Sparing partner

Piotr

Kania

Początek roku z impetem.

Początek roku to czas nowego otwarcia. W firmach organizowane są spotkania: kick-off, strategiczne narady, inauguracje roku dla grup projektowych, zebrania całych zespołów czy departamentów. Wszystkie te wydarzenia mają jeden wspólny cel — wprowadzić organizację w nowy rok, nadać kierunek działaniom, zmotywować ludzi i zbudować energię, która będzie napędzać zespół przez kolejne miesiące. To moment celebracji sukcesów z minionego roku, ale też szansa na pokazanie pracownikom wizji przyszłości i ich roli w realizacji wspólnych celów.

Zgoda co do wartości takich spotkań nie jest powszechna. Coraz częściej spotyka się głosy, że tego typu wydarzenia można zastąpić komunikacją mailową, wideokonferencją czy kilkoma slajdami przesłanymi w formie prezentacji. Argumenty przeciwko organizacji takich spotkań są różne: oszczędności budżetowe, wymogi korporacyjne, ograniczenia czasowe, a czasem po prostu przekonanie, że „na to nie ma czasu, bo liczy się działanie, a nie nadmuchana i sztuczna impreza”.

A jednak warto się zastanowić, czy rezygnacja z tych wydarzeń to nie błąd, który kosztuje więcej, niż mogłoby się wydawać. Spotkanie inaugurujące rok to coś znacznie więcej niż przedstawienie budżetu czy wyznaczenie celów. To moment, w którym liderzy mają okazję przypomnieć, po co firma istnieje, jakie są jej wartości i aspiracje, i jak każdy z pracowników przyczynia się do realizacji tej misji. To szansa, aby nadać sens codziennej pracy, która bez szerszej perspektywy może wydawać się tylko sumą obowiązków.

Współczesne pokolenia pracowników — szczególnie te młodsze — oczekują czegoś więcej niż tylko wypłaty czy korporacyjnych celów wyrażonych w liczbach. Chcą widzieć sens tego, co robią i czuć dumę z przynależności do organizacji, która wnosi wartość nie tylko dla swoich udziałowców, ale też klientów, społeczności czy środowiska. Rezygnacja z emocjonalnego wymiaru komunikacji sprawia, że pracownicy tracą motywację i zaangażowanie, co w dłuższej perspektywie odbija się na wynikach firmy, zaangażowaniu i finalnie kończy wysoką rotacją.

Dlatego zamiast postrzegać takie spotkania jako koszt, warto dostrzec w nich inwestycję — w ludzi, w ich morale, w poczucie wspólnoty i przynależności. Dobrze zorganizowane wydarzenie może stać się fundamentem, na którym opiera się zaangażowanie zespołu przez cały rok.

Aby jednak to osiągnąć, lider musi w pełni wykorzystać potencjał tego momentu. Spotkanie inaugurujące to nie tylko okazja do przedstawienia nowego budżetu, liczb i planów otrzymanych „z góry” lub uzgodnionych przez zarząd. To przestrzeń, w której lider może przemawiać do serc i umysłów swojego zespołu, inspirując go do działania, budując wiarę w sukces i podkreślając znaczenie wspólnej pracy

O czym warto pamiętać, aby osiągnąć sukces?

Aby kick-off spełnił swoją inspirującą i motywującą rolę, nie wystarczy tylko dobrze zaplanowana struktura spotkania czy elegancka prezentacja. Kluczowe jest, aby całe wydarzenie tętniło energią, budowało poczucie wspólnoty i zaangażowania, a przede wszystkim dało uczestnikom poczucie, że są częścią czegoś większego. Rola liderów w takim spotkaniu nie polega jedynie na przekazywaniu celów i priorytetów, ale na tworzeniu emocjonalnego połączenia z wizją organizacji.

Aby osiągnąć ten cel, warto pamiętać, że kluczowym elementem jest autentyczność. Uczestnicy nie będą zmotywowani, jeśli poczują, że spotkanie jest sztuczne, a liderzy wygłaszają jedynie przygotowane, sztampowe frazy. Zamiast tego, warto postawić na wiarygodność w komunikacji – na otwarte, szczere wypowiedzi, które pokazują, jak wizja firmy koresponduje z wartościami i aspiracjami pracowników. Opowiadanie historii sukcesu, które ukazują, jak zespół lub firma przekształciły wyzwania w osiągnięcia, może być skuteczną metodą, aby zmotywować uczestników i dodać im energii na nowy rok. Opowieści takie mogą dotyczyć zarówno sukcesów organizacyjnych, jak i indywidualnych osiągnięć konkretnych pracowników, które wzmocnią poczucie, że każdy wnosi wartość.

Innym istotnym aspektem jest przygotowanie – nie warto liczyć na wrodzoną elokwencję lidera, błąd z resztą często powtarzany. Wszyscy uczestnicy spotkania oczekują, że przekaz będzie przemyślany, dopracowany, a nie przypadkowy. Niezależnie od doświadczenia danego mówcy, przygotowanie i przećwiczenie roli przed spotkaniem są niezbędne. Liderzy powinni zadbać o to, aby ich wystąpienie było dynamiczne, pełne energii, ale także skupione na zrozumiałym przekazie. Przećwiczenie prezentacji, feedback i sugestie zespołu, pozwolą na poprawienie ewentualnych niedoskonałości, które mogłyby zaburzyć odbiór i dynamikę spotkania.

Poza przygotowaniem, ważnym elementem jest integracja zespołu. Najlepiej, jeśli kick-off nie jest przedstawiany jedynie przez lidera, a całą grupę np. zarząd lub kierownictwo wydziału. Taki współudział w prezentacji wizji daje poczucie wspólnoty i buduje silniejszą więź między członkami organizacji. Zarząd, menedżerowie czy liderzy projektów, prezentując wspólne cele, dają pracownikom poczucie, że firma działa w sposób zjednoczony i że każdy jest częścią tego procesu. To także buduje team spirit, dając pracownikom poczucie, że są współtwórcami sukcesu, a nie tylko jego odbiorcami.

Dodatkowo, dobrze dobrane multimedia i elementy wizualne mogą stanowić istotny element, który podkreśli przekaz. Filmy, zdjęcia, infografiki, czy prezentacje zrealizowanych projektów mogą sprawić, że spotkanie stanie się bardziej przystępne i zapadające w pamięć. Pokazanie pracy w terenie, zrealizowanych inicjatyw czy osiągnięć poszczególnych członków zespołu pozwala na realne dostrzeżenie wpływu działań na firmę i jej otoczenie. Takie elementy zostaną w pamięci uczestników jeszcze na długo po zakończeniu spotkania i będą stanowiły znakomity łącznik z celami nadrzędnymi, takimi jak wizja, czy cele strategiczne firmy.

Wreszcie, należy pamiętać, że tempo spotkania jest kluczowe. Zbyt długie przemówienia, brak wyważenia w prezentacjach mogą zniweczyć efekt inspiracyjny. Dlatego każda część spotkania powinna mieć swój określony czas, a liderzy muszą zadbać o to, aby zachować płynność komunikacji, zapewniając energię przez cały czas trwania wydarzenia.

Inspiracja - odpowiedzialność każdego menedżera.

Choć spektakularne, duże spotkania kick-off potrafią wzbudzić entuzjazm, zainspirować i nadać projektom odpowiednią rangę, to warto pamiętać, że prawdziwe zaangażowanie i konkretne działania rodzą się na poziomie menedżera i jego zespołu czy działu. Jego odpowiedzialnością jest przeniesienie energii z dużego wydarzenia na swoje pole działania – tam, gdzie codzienna praca przekłada się na wyniki. To nie tylko okazja, ale obowiązek lidera, by podtrzymać impet rozpoczętego projektu i zadbać o przełożenie wspólnych celów na realne działania.

Spotkania w mniejszych grupach pozwalają skoncentrować się na kluczowych wyzwaniach, które dotyczą konkretnego zespołu. To moment, by doprecyzować priorytety, stworzyć przestrzeń na otwarte rozmowy oraz zbudować autentyczne zaangażowanie. Takie podejście pozwala każdemu członkowi zespołu lepiej zrozumieć swoją rolę w realizacji strategii i poczuć odpowiedzialność za wyniki. Lider, który pamięta o konieczności zorganizowania takiego spotkania, idzie za ciosem – wykorzystuje inspirację dużego wydarzenia, by wspólnie z zespołem wypracować rozwiązania, które będą miały realny wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów.

Tym samym menedżer nie tylko utrzymuje dynamikę w zespole, ale również wzmacnia poczucie wspólnej odpowiedzialności za sukces całego przedsięwzięcia. To świadome podejście lidera, który rozumie, że duże wydarzenia dają impuls, ale to codzienna praca zespołu, wspierana odpowiednim zarządzaniem, przynosi trwałe efekty

Inwestycja, która się szybko zwróci.

Kick-off to zdecydowanie spotkanie, które nie może zostać pominięte w kalendarzu rocznym żadnej organizacji. To nie tylko moment na przedstawienie celów, ale także inwestycja w przyszłość firmy i jej zespołu. Dobrze przygotowane i przeprowadzone spotkanie może mieć ogromną moc, tchnąć energię w zespół, pobudzić zaangażowanie i poczucie wspólnoty, które są fundamentem dla realizacji wizji i ambitnych planów na nadchodzący rok.

To dynamiczny start, który może wyznaczyć ton dla całego roku. Nie chodzi tu tylko o przedstawienie liczb czy strategii, ale o stworzenie takiej atmosfery, która sprawi, że każdy członek zespołu poczuje się odpowiedzialny za wspólny sukces. Zainwestowanie w inspirujący i motywujący kick-off to na pewno dobrze wydane pieniądze i włożony wysiłek. Jako jeden z kluczowych elementów w znaczący sposób zwiększy szanse na osiągnięcie wyznaczonych celów, wykonanie budżetu i realizację ambitnych zadań. To przede wszystkim inwestycja w ludzi, którzy – zmotywowani, zintegrowani i świadomi swojej roli – wniosą do firmy energię niezbędną do osiągnięcia sukcesu w nadchodzącym roku. Taki event będzie na pewno doceniony i jeszcze długo wspominany przez pracowników.

Ostatecznie, kick-off to nie tylko spotkanie lecz przede wszystkim symboliczny początek drogi, która prowadzi do realizacji wizji firmy, aspiracji jej zarządu i pracowników. To moment, w którym liderzy pokazują, jak bardzo liczą się ludzie, ich zaangażowanie i współpraca w dążeniu do wspólnej wizji. Gdy zrobimy to dobrze, taki początek może nie tylko odmienić atmosferę, ale i popchnąć organizację do przodu, sprawiając, że nadchodzący rok będzie pełen sukcesów.