Doradca I Mentor

Sparing partner

Piotr

Kania

Czy zdarzyło Ci się kiedyś w jednej chwili stać się „człowiekiem od wszystkiego” – przejąć zadania po odejściu kolegi, wziąć na siebie dodatkowy projekt albo zarządzać dwoma zespołami równocześnie?

Często mówimy o tym jako o „multi-hattingu”, gdzie kilka ról i obowiązków nakłada się na jedną osobę. Brzmi to jak prawdziwa okazja – szansa na rozwój, wyróżnienie się, a może nawet szybszy awans. Cóż może być bardziej budującego niż dowód, że jesteśmy na tyle dobrzy, aby unieść ciężar więcej niż jednej roli?

Jednak co dzieje się, gdy nowa odpowiedzialność przestaje mieścić się w typowym dniu pracy? Nagle zauważasz, że czas wolny maleje, a stres i oczekiwania rosną.

Zamiast rozwijać się, czujesz, że balansujesz na krawędzi, bo nowa rola wciąż wymaga od Ciebie tego samego – najwyższej jakości, szybkości działania i pełnego zaangażowania. Zaczynasz zastanawiać się, czy ten dodatkowy „kapelusz” naprawdę jest okazją, czy może wyzwaniem ponad siły, w którym stawką jest Twoje zdrowie i satysfakcja z pracy.

„Multi-hatting” z pewnością rozwija, uczy elastyczności i pozwala poszerzyć umiejętności, ale koszt niekiedy może być bardzo wysoki. Dlatego, zanim przyjmiemy kolejną rolę, warto się zastanowić: czy mamy niezbędne wsparcie, czy dysponujemy odpowiednimi narzędziami, a przede wszystkim – czy możemy liczyć na mocny zespół? W dalszej części artykułu znajdziesz kilka sugestii, które warto rozważyć, zanim zdecydujesz się na podwójną rolę – tak, by zyskać, a nie stracić na tej „szansie rozwoju.”

Skorzystaj z okazji płynącej z pełnienia multi-roli w organizacji!

„Podjęcie rękawicy” i wzięcie dodatkowych obowiązków bez wątpienia może zmienić trajektorię Twojej ścieżki kariery, uzbroić Cię w dodatkowe umiejętności, pozwolić nabrać bezcennego doświadczenia. Stąd pewnie warto skorzystać z takiej okazji. Lista korzyści wydaje się bardzo długa Poniżej kilka z nich:

Poszerzanie horyzontów i rozwój kompetencji

Pełnienie wielu ról zawodowych równocześnie stwarza unikalną okazję do rozwinięcia szerokiego zakresu umiejętności. Praca na kilku stanowiskach wymaga zdobycia wiedzy z różnych obszarów oraz opanowania zróżnicowanych narzędzi i metod działania. Dzięki temu stajesz się bardziej wszechstronna/y i lepiej przygotowana/y do pracy w szybko zmieniającym się środowisku, gdzie elastyczność kompetencyjna jest kluczem do sukcesu. Możliwość rozwoju w różnych kierunkach to również lepsze zrozumienie procesów organizacyjnych jako całości, szersza perspektywa i efektywniejsze podejmowanie decyzji z uwzględnieniem różnych aspektów życia organizacji. Takie doświadczenie może być bezcenne, kiedy będziesz rozpatrywany/a do objęcia wyższych stanowisk w firmie.

Elastyczność i adaptacja do różnorodnych zadań

Praca w multi-rolach buduje elastyczność i rozwija zdolność szybkiego przełączania się między zadaniami o różnym stopniu złożoności. Zdolność dostosowywania się jest niezwykle cenna w dzisiejszym dynamicznym otoczeniu biznesowym, gdzie twoje potrzeby i priorytety mogą często się zmieniać. Wraz ze zwiększaniem zakresu odpowiedzialności o kolejne role, rozwiniesz umiejętności opanowania emocji i szybszego reagowania na różnorodne wyzwania. W końcu nie będziesz mieć wyjścia…Ta elastyczność sprawi, że będziesz potrafił/a szybko dostosować się do wymagań nowych projektów, płynnie przejść między zadaniami oraz efektywnie zarządzać czasem, nawet przy dużym obciążeniu kolejnymi obowiązkami. Wysoka adaptacyjność staje się w obecnych czasach umiejętnością szczególnie pożądaną.

Krótkoterminowa efektywność i szybkie osiąganie wyników

Multi-hatting ma szczególnie dobre zastosowanie w sytuacji, gdy trzeba wykonać szereg drobnych zadań w krótkim czasie. Mają one przynieść szybkie efekty i zwiększyć produktywność w prowadzonych przez ciebie zadaniach lub projektach. Kompetencja równoczesnej pracy w kilku obszarach pozwoli Ci nadzorować jednocześnie różne procesy, realizowane równolegle bez angażowania się intensywnie myślowo przy każdym z nich. Tego rodzaju umiejętności są szczególnie pożądane przy krótkoterminowych projektach, gdzie liczy się sprawność i natychmiastowy rezultat.

Każda z tych jedynie kilku wymienionych korzyści sprawia, że pełnienie multi-rol może być postrzegane przez ciebie nie tylko jako wyzwanie, ale i jako świetna okazja do wzbogacenia swoich kompetencji i zwiększenia wartości zawodowej. Twoje zaangażowanie i rozwój zawodowy na pewno nie zostaną niezauważone przez szefostwo i mogą istotnie przybliżyć cię do wyczekiwanego awansu lub poprawić twoją pozycję negocjacyjną w trakcie kolejnego procesu podwyżkowego.    

Pamiętaj, że pełnienia multi-ról w pracy nie będzie bezkosztowe! jakość, progres i stres

Niestety szerszy zakres obowiązków to nie tylko korzyści. Większa odpowiedzialność, większy zespół, kolejne zadania i projekty mają swoją cenę.  Taka forma pracy niesie ze sobą ryzyko nadmiernego obciążenia i negatywnego wpływu na Twój komfort pracy. Stąd warto mieć świadomość potencjalnych konsekwencji zrobienia tego kroku.

Obniżenie jakości pracy i zwiększenie ryzyka błędów

Pełnienie wielu ról jednocześnie może znacząco wpływać na jakość wykonywanych przez ciebie zadań. Wielozadaniowość, choć sprawia wrażenie efektywnego zarządzania czasem, nie daje umysłowi przestrzeni na pełne skupienie się na jednym temacie. Badania pokazują, że przełączanie się między zadaniami wymaga od mózgu ponownego odnajdywania kontekstu i przywoływania szczegółów każdej czynności, co zwiększa nasze obciążenie poznawcze. W rezultacie musisz się liczyć ze wzrostem ryzyka pomyłek, niedopatrzeń i błędów, które mogą wpływać na efektywność twojej pracy i obniżać jej standardy jakościowe. Jako osoba pracująca w multi-rolach będziesz narażony/a na liczne przerwy w skupieniu, co niestety najczęściej skutkuje niedokładnością i utratą szczegółów. Dodatkowo, jeżeli wielo-rolowy charakter twojej praca będzie się przedłużał, taki stan może również negatywnie wpływać na twoją zdolność do podejmowania decyzji, a to z kolei będzie prowadziło do gorszych wyników i obniżało twoją ogólną wydajność.

Spadek tempa progresu w dłuższej perspektywie

Choć praca na kilku stanowiskach może przyczyniać się do poprawy efektywności w krótkim okresie, długofalowo może ona zahamować twoje tempo rozwoju i osiąganie strategicznych celów. Praca w trybie wielozadaniowym sprzyja bowiem płytkiemu zaangażowaniu w wykonywane obowiązki, co oznacza, że często nie będziesz mieć przestrzeni na głęboką analizę, kreatywność czy innowacyjne podejście do zadań. W efekcie, realizacja twoich większych projektów, wymagających długoterminowego zaangażowania i skupienia, może przebiegać znacznie wolniej.

Przełączanie się między zadaniami będzie rozpraszało uwagę i uniemożliwiało osiągnięcie „stanu przepływu” – momentu, w którym praca staje się efektywna i satysfakcjonująca, a postępy są widoczne. W efekcie, w dłuższym okresie pracownicy aktywni w kilku rolach doświadczają frustracji wynikającej z poczucia braku osiągnięć i stagnacji w rozwoju zawodowym.

Stres i wypalenie zawodowe

Zdecydowanie największym zagrożeniem związanym z pracą w wielu rolach jest narastający stres i ryzyko wypalenia zawodowego. Wielozadaniowość wiąże się z obciążeniem mózgu, który musi nieustannie przetwarzać wiele informacji, co prowadzi do szybszego zmęczenia i obniżenia wydajności. Pełniąc multi-role musisz się liczyć z doświadczaniem na co dzień dużo większej presji czasu, by sprostać wymaganiom każdej z pełnionych funkcji, co z kolei będzie wywoływało poczucie nieustannego pośpiechu i braku Twojej kontroli. Jest to szczególnie przykre doznanie dla osób będących z natury dobrze zorganizowanymi i lubiącymi mieć „sytuację pod kontrolą”. Ciągła pogoń i stres związany z chęcią wywiązania się z obowiązków będą wymagały od ciebie dużych pokładów energii. Przewlekłe zmęczenie, wynikające z intensywnej pracy i potrzeby sprostania różnym obowiązkom, prowadzi do przepracowania i zwiększa ryzyko wypalenia zawodowego. W skrajnych przypadkach możesz mieć trudności z regeneracją po pracy, co negatywnie odbija się na twoim zdrowiu psychicznym, a nawet fizycznym. W rezultacie twoja praca stanie się źródłem frustracji i niepokoju, co tylko może pogłębić efekt wypalenia zawodowego.

Ciemne strony multitaskingu stawiają pod znakiem zapytania skuteczność pełnienia wielu ról jednocześnie, zwłaszcza w dłuższej perspektywie, kiedy to jakość, rozwój zawodowy i dobrostan pracownika mogą zostać poważnie zagrożone.

Co w takim razie robić: wykorzystać szansę, jaką daje multi-hatting, czy ze względu na ryzyka pozostać przy swoim dotychczasowym zakresie obowiązków? Jak zbilansować za i przeciw? Jakie zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu i zminimalizować ryzyko porażki i wypalenia?

Odpowiedzialne podejście do brania wielu ról w organizacji

Jeżeli rozważasz przyjęcie drugiej lub trzeciej roli w organizacji, kluczowe jest, abyś odpowiednio przygotował/a grunt, zanim podejmiesz decyzję. Wielozadaniowość w pracy może stanowić doskonałą okazję do rozwoju zawodowego i przyspieszenia kariery, ale wiąże się z wieloma wyzwaniami, które należy odpowiednio zabezpieczyć, aby nie zniweczyć korzyści płynących z tego doświadczenia. Zanim zdecydujesz się na przejęcie dodatkowych obowiązków, upewnij się, że masz odpowiednie zasoby oraz wsparcie, które umożliwią Ci skuteczne pełnienie tych ról. Kluczowe jest, abyś mógł/mogła skoncentrować się na nowych zadaniach, nie rezygnując z jakości i efektywności swojej podstawowej roli.

Co warto uwzględnić, decydując się na kolejną rolę.

1. Zbudowanie mocnych zespołów i delegowanie odpowiedzialności

Przed podjęciem decyzji o przyjęciu dodatkowej roli, warto upewnić się, że Twój zespół jest odpowiednio przygotowany do samodzielnego podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Warto zainwestować czas w rozwój kompetencji swoich współpracowników i zwiększenie ich odpowiedzialności. Dzięki temu będziesz mógł/mogła skutecznie delegować część obowiązków, co pozwoli Ci skupić się na nowych wyzwaniach. To pozwoli Ci uniknąć przeładowania obowiązkami i zapewni Ci przestrzeń na koncentrację na nowych zadaniach.

2. Koordynacja i komunikacja – klucz do sukcesu

Kiedy przyjmujesz dodatkowe obowiązki, efektywna komunikacja staje się jeszcze bardziej istotna, niż dotychczas. Większa się liczba osób, z którymi musisz współpracować, a także zadań, które muszą zostać zrealizowane w różnych obszarach organizacji będą wymagały od ciebie bardzo dobrego zorientowania w aktualnej sytuacji, koordynacji pracy zespołów i zrozumienia, gdzie Twoje zaangażowanie jest aktualnie najbardziej potrzebne. Stąd warto wprowadzić jasne zasady komunikacji, ustalić priorytety i precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności w zespole. Ponadto, warto rozważyć wprowadzenie stałej agendy spotkań, która pozwoli Ci na systematyczne omawianie kluczowych kwestii. Regularne, cykliczne przeglądy realizowanych projektów umożliwią Ci szybsze wykrywanie potencjalnych problemów i sprawdzanie, czy działania są zgodne z przyjętym planem. Warto również wprowadzić jasne zasady przekazywania informacji o potencjalnych ryzykach, co pozwoli na szybką reakcję na pojawiające się zagrożenia. Często będzie to oznaczało konieczność udzielania krótkich, ale konkretnych informacji, aby zapewnić jasny przekaz i płynność pracy.

3. Stworzenie systemów wsparcia i automatyzacji

Kiedy pełnisz kilka ról, niezbędne jest, abyś zainwestował/a w systemy wsparcia. Jeżeli jest to poza twoim obszarem decyzyjnym postaraj się przekonać swoich przełożonych do  rozważenia takiego kroku. Technologie, które mogą pomóc w automatyzacji powtarzalnych czynności, odciążą Cię z części administracyjnych obowiązków, umożliwiając większe skupienie na strategicznych zadaniach. Wprowadzenie takich systemów, jak narzędzia do zarządzania projektami, przepływem pracy czy dokumentacją pozwolą zminimalizować czas poświęcony na powtarzalne, odtwórcze działania. To będzie kluczowe, abyś miał/a przestrzeń do efektywnego pełnienia nowych ról bez obniżania jakości dotychczasowych obowiązków.

4. Delegowanie odpowiedzialności i wzmocnienie zespołu

Zidentyfikuj kluczowe osoby, które mogą przejąć większe obszary odpowiedzialności i zarządzać nimi samodzielnie. Deleguj uprawnienia i oddaj przestrzeń do podejmowania decyzji – wzmocnisz w ten sposób zaangażowanie i samodzielność swoich współpracowników, a Ty odciążysz się od nadmiaru obowiązków. Dzięki temu decyzje w organizacji będą podejmowane szybciej, a Ty będziesz mieć pewność, że ważne procesy przebiegają sprawnie, wspierając długofalowe cele firmy. Pamiętaj jednak, aby przed podjęciem decyzji o przekazaniu odpowiedzialności zweryfikować, czy cały twój zespół i poszczególni pracownicy mają przestrzeń na taką zmianę. Upewnij się, że nie będą oni ofiarą twojej kolejnej roli i nie przejmą całego ciężaru związanego ze zwiększeniem zakresu obowiązków przez szefa. 

Podsumowanie

Przyjęcie wielu ról w organizacji to świetny sposób na rozwój zawodowy, poszerzenie kompetencji oraz przyspieszenie kariery. Wymaga to jednak świadomej decyzji, dobrze przygotowanego gruntu, odpowiednich systemów wsparcia oraz zgody na potencjalne negatywne skutki, zarówno zawodowe, jak i personalne. Kluczowe jest zabezpieczenie zasobów, delegowanie obowiązków oraz efektywna komunikacja i koordynacja. Jeśli podejmiesz odpowiednie kroki w celu przygotowania się do pełnienia wielu ról, możesz czerpać ogromne korzyści, rozwijając swoje umiejętności i zwiększając wpływ na organizację. Jednak ważne jest, aby była to przemyślana decyzja, która nie obniży jakości Twojej pracy ani nie doprowadzi do wypalenia zawodowego.