Doradca I Mentor
Sparing partner
Piotr
Kania
Pozwól się "szturchnąć". Nudging: Twój cyfrowy asystent w zarządzaniu
Dzień jak co dzień. Kolejny poranek, a Ty już jesteś w biegu. Jeszcze nie zdążył_ś dobrze usiąść przy biurku, a w głowie kotłują się myśli: raporty do centrali, analiza rynkowa, ważny klient czekający na odpowiedź, spotkania, kwartalne podsumowania, zespołowe wyjście do zaplanowania… A w przyszły czwartek urodziny teściowej – o tym też lepiej nie zapomnieć…
Patrzysz w kalendarz – masz wszystko spisane. Outlook, Teams, przypomnienia na telefonie – teoretycznie jesteś ze wszystkim na bieżąco. Tylko że mimo tych wszystkich systemów i tak coś zawsze Ci umyka. Nie zdążył_ś pochwalić swojego najlepszego handlowca za świetny wynik. Reklamacja kluczowego klienta wymknęła się spod kontroli i teraz przenosi kontrakt do konkurencji. A ten raport, który miał być gotowy „na wczoraj”? Przecież był zapisany w kalendarzu, ale jakoś się rozmył między innymi priorytetami.
Brzmi znajomo? Przypomina Ci Twoją obecną sytuację? Możesz mieć najlepsze narzędzia do organizacji pracy, ale niestety wciąż to Ty musisz o wszystkim pamiętać, wprowadzać dane, ustawiać przypomnienia i ręcznie nimi zarządzać. To podejście pasywne, a za chwilę zapewne passe. A co jeśli istnieje technologia, która aktywnie zadba o to, żebyś nie przegapił(a) niczego istotnego – zanim nawet pomyślisz, że powinieneś/powinnaś się tym zająć?
Poznaj „szturchanie” czyli Nudging (Nudge Tech)
Nudging to technologia, która nie tylko przypomni Ci o zadaniach, ale także podpowie, kiedy musisz się nimi zająć. Dzięki niej Twój dzień może stać się bardziej zorganizowany, a Ty będziesz mieć mniej stresu. W skrócie: Nudging to narzędzie, które pomoże Ci aktywnie zarządzać czasem, podejmować decyzje i lepiej reagować na zmieniające się priorytety.
Wyzwania współczesnego menedżera
Zarządzanie to jedno z najbardziej wymagających stanowisk, a właściwie pełnoprawny zawód (więcej na temat menedżer – zawód w artykule pod linkiem https://lnkd.in/di6QkYTV), gdzie odpowiedzialność za wyniki, zadowolenie klientów i motywację zespołu spoczywa na Twoich barkach. Nie tylko musisz zarządzać projektami, ale także podejmować szybkie decyzje, często w nieprzewidywalnych warunkach. Żonglujesz zadaniami, spotkaniami, rozmowami z pracownikami i klientami, a do tego wciąż musisz mieć na uwadze szerszy kontekst strategiczny. Kiedy wszystko się nakłada, łatwo o pomyłkę. A kiedy menedżer nie jest w stanie skutecznie zarządzać swoimi zadaniami, organizacja traci na efektywności.
Nie tylko Ty mierzysz się z tym wyzwaniem, staje ono przed wieloma menedżerami w dzisiejszym pędzącym na przód świecie i szybkim tempie pracy. Naturalnie masz do dyspozycji wiele narzędzi, które pomagają organizować dzień, ale nie sprawią one, że będziesz w stanie przewidzieć, co Ci umknie. Nawet najlepsze systemy zarządzania czasem to tylko narzędzia, które wymagają od Ciebie proaktywnego działania. Co więc zrobić, by zapanować nad chaosem?
Proaktywne podejście do zarządzania – zmiana, która zwiększy Twoją skuteczność.
Wyjątkowość nudgingu polega na tym, że wprowadza proaktywne podejście do zarządzania. Zamiast polegać na przypomnieniach, które tylko informują Cię o tym, co już masz zaplanowane, ta technologia pomaga Ci aktywnie zarządzać zadaniami, które nie pojawiły się jeszcze na Twojej liście. Jak? Wykorzystując algorytmy do przewidywania, które zadania mogą wymagać Twojej uwagi, zanim sobie o nich przypomnisz. Na przykład, jeśli system zauważy, że w przeszłości opóźniał_ś się z odpowiedzią na ważne zapytanie od klienta, może przypomnieć Ci o nim wcześniej, abyś miał(a) czas na dokładniejsze zaplanowanie odpowiedzi. Albo jeśli masz tendencję do zapominania o spotkaniach zespołowych, system będzie regularnie przypominał o ich terminach, a także o najistotniejszych punktach, które należy omówić.
Technologie wspierające menedżerów – od raportów do rekomendacji
Nudging to tylko jeden z przykładów zastosowania zaawansowanej technologii w zarządzaniu. Technologie takie jak AI czy Machine Learning stają się coraz bardziej integralną częścią narzędzi menedżerskich. Coraz więcej systemów HR, CRM czy ERP dostarcza menedżerom nie tylko danych, ale także rekomendacji i przewidywań. Nudging jest naturalnym rozszerzeniem tych narzędzi. Podczas gdy tradycyjne technologie skupiają się na zbieraniu danych i raportowaniu, nudging idzie o krok dalej, proponując konkretne, praktyczne i spersonalizowane działania w oparciu o te dane.
Przykład? Twoje narzędzie HR może nie tylko wskazać, że ktoś z Twojego zespołu ma problemy z zaangażowaniem, ale także zaproponować rozwiązanie – np. spotkanie coachingowe, które pomoże pracownikowi w rozwoju. Może także podpowiedzieć, które z zadań najlepiej przekazać komuś innemu, by osiągnąć lepszą efektywność. W ten sposób technologia nie tylko pomaga w codziennym zarządzaniu, ale także staje się aktywnym partnerem w dążeniu do sukcesu organizacji.
Nudging w codziennym życiu menedżera
Zastanawiasz się pewnie, jak takie proaktywne podejście do zarządzania może wpłynąć na Twoje codzienne obowiązki? Przykład, system nudgingu może automatycznie dostosować Twoje zadania w kalendarzu w zależności od pilności projektów. Jeśli pojawi się nagła zmiana w harmonogramie lub zadanie zostanie opóźnione, system zaproponuje nowy plan działania, abyś mógł/mogła nadal dotrzymać terminów i zrealizować kluczowe cele. Dzięki temu nie musisz zastanawiać się, co zrobić w przypadku zmian – technologia pomoże Ci dostosować plany do nowych warunków.
Dodatkowo, kiedy w Twoim zespole pojawiają się jakieś problemy – na przykład związane z wydajnością lub komunikacją – nudging dostarczy Ci wskazówki, jak je rozwiązać, zanim problem stanie się poważny. Może podpowiedzieć, który pracownik potrzebuje wsparcia lub jak zorganizować efektywnie spotkanie zespołowe, by rozwiązać jakieś trudne kwestie.
Jakie konkretne korzyści z zastosowania nudgingu
1. Mniej stresu – już nie musisz o wszystkim pamiętać
Jako menedżer(ka) codziennie podejmujesz dziesiątki decyzji, rozwiązujesz problemy i przenosisz uwagę z jednego tematu na drugi. Nawet jeśli masz świetnie ułożony kalendarz, czy naprawdę masz pewność, że nic Ci nie umknie?
Nudging to taki dodatkowy, niewidzialny asystent, który czuwa nad Twoim dniem i w odpowiednim momencie podsuwa Ci kluczowe informacje. Nie musisz już spędzać wieczorów na pisaniu przypomnień – technologia sama zauważy, co jest ważne, i we właściwej chwili Cię o tym poinformuje.
✅ Przykład: Dwa tygodnie temu miał_ś rozmowę z kluczowym klientem, który zastanawiał się nad podpisaniem nowego kontraktu. Sam(a) miał_ś do niego wrócić, ale natłok innych obowiązków sprawił, że sprawa przepadła. Nudging przeanalizuje Twoje interakcje i przypomni Ci: „Czas na follow-up – to idealny moment, by podtrzymać zainteresowanie.”
2. Lepsza organizacja spotkań i priorytetów
Twój kalendarz jest wypełniony po brzegi, ale czy faktycznie wykorzystujesz swój czas maksymalnie efektywnie? Czy spotkania, które prowadzisz, rzeczywiście przynoszą najlepsze rezultaty?
Nudging na bieżąco analizuje Twój harmonogram i sugeruje, jak możesz go ulepszyć. Zauważa, kiedy Twój zespół pracuje najwydajniej i kiedy lepiej zrezygnować z burzy mózgów, bo wszyscy są już mentalnie wyczerpani.
✅ Przykład: Zwykle organizujesz cotygodniowe spotkanie zespołu o 16:30, ale nudging podpowiada: „Twoje spotkania w późnych godzinach są o 40% mniej efektywne. Spróbuj przełożyć je na 10:00, gdy poziom zaangażowania zespołu jest najwyższy.” Zmiana niewielka, ale jej wpływ na produktywność i zadowolenia wśród pracowników – ogromne.
3. Zbudujesz lepsze relacje z zespołem
Masz pełną świadomość, że Twoje decyzje wpływają nie tylko na wyniki firmy, ale też na atmosferę w zespole. Jednocześnie, czy masz pewność, że poświęcasz wystarczająco dużo uwagi ludziom, którzy pracują z Tobą?
W natłoku obowiązków łatwo zapomnieć o drobnych gestach, które budują zaufanie i lojalność. Pochwała za świetnie wykonany projekt, docenienie wysiłku Twojego pracownika, zauważenie czyichś starań – to rzeczy, które często motywują bardziej niż premia.
✅ Przykład: Kończysz intensywny tydzień i przygotowujesz się do kolejnego. Twój wirtualny asystent przypomni Ci: „Marta zakończyła kluczowy projekt. Poświęć 5 minut, by jej podziękować – to dla niej ważne.” Nie musisz szukać okazji – dostajesz gotowy impuls do działania. Taki prosty gest może całkowicie zmienić poziom zaangażowania Twojego zespołu.
4. Unikniesz błędów i niedopatrzeń
Zdarzyło Ci się kiedyś przeoczyć ważną decyzję, bo „wydawało Ci się, że masz wszystko pod kontrolą”?
Zapewne jako lider(ka) często działasz pod presją i nieraz musiał_ś podjąć decyzję w oparciu o intuicję lub w pośpiechu. Twój asystent zidentyfikuje dla Ciebie potencjalne błędy i wskaże Ci je, byś nie popełnił(a) tych samych pomyłek ponownie.
✅ Przykład: W poprzednich projektach często dochodziło do opóźnień, bo zespoły nie miały jasnych priorytetów. Nudging podpowiada: „Czy obecny harmonogram uwzględnia odpowiednią hierarchię zadań? Warto to sprawdzić, zanim pojawią się opóźnienia.”
To taki Twój niewidzialny doradca, który pozwali Ci wyciągnąć wnioski na podstawie wcześniejszych doświadczeń – zanim problem się pojawi.
5. Wsparcie dla Twojej pro-aktywności i większa kontrola nad długoterminowymi celami
Znasz to uczucie, gdy cały dzień jesteś zajęt_, ale wieczorem masz wrażenie, że nie posunąłeś/posunęłaś się ani krok do przodu?
Codzienność wypełniają pilne zadania, ale co z tymi, które są naprawdę ważne? Nudging dba o to, byś nie stracił(a) z oczu długoterminowych celów.
✅ Przykład: Chcesz zrealizować cel, który masz na ten kwartał, zwiększyć sprzedaż o 20%. Niestety, na tyle dużo się dzieje, że bieżące wyzwania odciągają Cię od monitorowania wyników, aż w końcu okazuje się, że do celu brakuje już zbyt wiele i premia kwartalna jest już „pieśnią przeszłości”. Nudging może temu zaradzić, przypomnieć Ci: „Wskaźniki sprzedaży wymagają Twojej uwagi – podejmij działania, zanim będzie za późno.”
Dzięki temu zamiast płakać nad rozlanym mlekiem możesz zadziałać proaktywnie i zwiększyć szanse na sukces.
Jak działa nudging?
Pewnie zastanawiasz się, jak to działa. Skąd ten „wirtualny asystent” ma te wszystkie dane? Czy to jakiś skomplikowany system, który wymaga godzin konfiguracji i specjalistycznej wiedzy? Nic bardziej błędnego.
Nudging korzysta z danych, które już istnieją w Twoich narzędziach pracy. Nie wymaga wprowadzania dodatkowych informacji – analizuje dostępne źródła i na ich podstawie dostarcza inteligentne rekomendacje.
Najczęściej wykorzystywane źródła danych:
✅ Kalendarz i harmonogramy spotkań (Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams) – analizuje zaplanowane wydarzenia, godziny pracy i częstotliwość spotkań.
✅ Twoja skrzynka E-mail i systemy komunikacyjne (Outlook, Gmail, Slack, Microsoft Teams) – identyfikuje wątki komunikacyjne, np. kto ostatnio się z Tobą kontaktował, jak często wymieniasz wiadomości z danym klientem lub członkiem zespołu.
✅ Systemy CRM, jeżeli pracujesz z tym systemem na codzień (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) – pobiera informacje o kontaktach z klientami, ich statusie, historii interakcji, potencjalnych leadach i zaplanowanych follow-upach.
✅ Narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami (Asana, Trello, Monday.com, Jira) – analizuje postępy w projektach, deadline'y i zależności między zadaniami.
✅ Szczególnie istotne dla działów personalnych systemy HR i analityki pracy (Microsoft Viva, Workday) – może analizować zaangażowanie pracowników, ich wyniki i historię feedbacku.
✅ Dane historyczne – jeśli będziesz korzystać z Nudging dłużej, system będzie się uczył na podstawie wcześniejszych schematów Twojego działania, np. które sprawy były przez Ciebie pomijane, jakie błędy często powtarzałeś/aś.
Co istotne – nudging nie przechowuje treści wiadomości ani wrażliwych danych. Korzysta jedynie z metadanych (np. kto wysłał Ci maila, kiedy odbyło się Wasze spotkanie) i analizy wzorców, ale nie „czyta” treści Twoich e-maili ani dokumentów.
Współczesne wyzwania menedżerów i rola technologii w ich rozwiązywaniu
Znów poranek. Siadasz przy biurku, w głowie zaczyna się układać lista spraw na dziś. Raporty, analiza rynkowa, spotkania, klienci, kwartalne podsumowania… Tym razem jednak coś się zmieniło. Nie musisz już się zastanawiać, czy o czymś zapomniałeś/aś.
Zamiast nerwowo przeszukiwać kalendarz i skrzynkę mailową, dostajesz subtelne przypomnienie: „To dobry moment, by wrócić do rozmowy z kluczowym klientem”, „Twój zespół zakończył duży projekt – warto im podziękować”, „Spotkania po 16:00 są mniej efektywne – może lepiej zaplanować je rano?”.
Współczesne wyzwania menedżerskie wymagają nowoczesnych narzędzi. Nudging to tylko jedno z nich, ale już teraz można zauważyć ogromny wpływ, jaki technologie mogą mieć na organizację pracy. Co więcej, badania takie jak te opublikowane przez Gartnera pokazują, że organizacje, które skutecznie implementują technologie wspierające zarządzanie, mają o 30% wyższy wskaźnik efektywności zespołów. Dzięki odpowiednim narzędziom menedżerowie są w stanie podejmować lepsze decyzje, szybciej reagować na zmieniające się warunki i efektywnie motywować swoich pracowników.
Nudging wpisuje się w ten trend, dostarczając menedżerom narzędzi, które pomagają przewidywać zmiany, zarządzać zadaniami i optymalizować procesy. Skorzystanie z tej technologii to krok w stronę bardziej zorganizowanego, efektywnego i spokojniejszego zarządzania.
Czy jesteś gotów/gotowa na to, by pozwolić technologii pomóc Ci w lepszym zarządzaniu i zwiększeniu efektywności? Zastanów się, w jaki sposób możesz wdrożyć nowe technologie takie jak nudging w swoim zespole i jakie korzyści przyniesie to Twojej organizacji.